Gegevensbescherming

De gegevens die u ons toevertrouwt om uw dossier te beheren, zijn vooral persoonsgegevens. 

Ons kantoor houdt zich nauwgezet aan de wetgeving die in dit domein en in alle andere domeinen geldt. Hoe we dit doen, leest u hierna. 

WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS? 

BEHEER VAN UW DOSSIER

Doeleinde – De gegevens die u ons meedeelt en de gegevens die we in verband met u van de tegenpartijen krijgen, worden vanzelfsprekend verwerkt met het oog op de uitvoering van onze contractuele opdracht van vertegenwoordiging of raadpleging en om met u daarover te communiceren.

Gegevenscategorieën – Het kan gaan om uw naam, voornaam, afbeelding, beroep, woon- of verblijfplaats, telefoon- en telefaxnummer, e-mailadres, datum en plaats van geboorte, burgerlijke staat, rijksregister- en identiteitskaartnummer, bankrekeningnummer, identificatoren, wachtwoorden, verbindingen (in geval van het  gebruik van ons extranet), briefwisseling, verschillende bewijsdocumenten, procedurestukken enz.

Bijzondere gegevens – Als dat nodig is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte, kunnen we ook gegevens verwerken waaruit uw ras of etnische afkomst, uw politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, alsook genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid, uw seksuele geaardheid of seksleven.

Strafrechtelijke gegevens – Zo ook, zouden gegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen verwerkt kunnen worden als uw verdediging dit zou vereisen. 

Strikt noodzakelijk – Al die gegevens zijn dus noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht die u ons toevertrouwt. Zonder die gegevens kunnen wij onze opdracht niet goed uitvoeren. 

Ontvangers van de gegevens – De mededeling ervan aan advocaten van andere partijen, aan rechtbanken, aan deskundigen, technische raadslieden, notarissen, bemiddelaars, scheidsrechters of gerechtsdeurwaarders zal mogelijks noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze opdracht.

Duur – De gegevens die bijzonder zijn aan elk dossier en die u ons toevertrouwt worden 5 jaar bewaard na de voltooiing ervan en de gemeenschappelijke gegevens worden bewaard gedurende 5 jaar na de laatste opdracht die u ons hebt toevertrouwd. 

BEHEER VAN ONZE CONTRACTUELE RELATIE

Doeleinde – Uw financiële en contactgegevens worden eveneens gebruikt om onze prestaties te factureren en in te vorderen of om u in kennis te stellen van een wijziging aan de Overeenkomst of aan het Privacybeleid (onder meer nieuwe doeleinden). Die gegevens zijn dus noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst. 

Ontvangers van de gegevens – Ze worden meegedeeld aan de fiscale en sociale administraties, aan ons sociaal secretariaat en aan onze boekhouder. In geval van een gerechtelijke invordering zouden zij overgemaakt kunnen worden aan onze raadsman of aan een gerechtsdeurwaarder. 

Duur – We zijn verplicht om de facturatiegegevens te bewaren tot de datum waarop onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen verstrijken, namelijk gedurende 7 volledige fiscale jaren.

PROMOTIE VAN ONZE DIENSTEN

Bepaalde derden informeren – Als u ons uw toestemming geeft, zouden wij ons kunnen beroepen op onze contractuele relatie tot 5 jaar na het einde daarvan om deel te nemen aan een overheidsopdracht of een privéaanbesteding voor juridische diensten. In die hypothese kan het gebeuren dat ons kantoor ertoe gebracht kan worden om, met strikte naleving van de Codex deontologie voor advocaten, de naam te onthullen van cliënten voor wie het in de betrokken materie tussenkomt of is tussengekomen evenals dat het inlichtingen kan meedelen in verband met het voorwerp van de aanbesteding in de dossiers die het kantoor behandelt of behandeld heeft. De meegedeelde informaties hebben, in geen enkel geval, betrekking op uw persoonlijke levenssfeer.

NALEVING VAN ONZE WETTELIJKE VERPLICHTINGEN

Identificatie – Ons kantoor leeft haar wettelijke verplichtingen na inzake het nazicht van de afwezigheid van belangenconflicten en van de identificatie van de cliënt op grond van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. De gegevens met betrekking tot uw identiteit en de kopie van identiteitsdocumenten zouden dus meegedeeld kunnen worden aan onze stafhouder en aan de toezichthoudende autoriteit. Met dat doel worden ze bewaard gedurende 10 jaar na de voltooiing van de laatste opdracht die u ons toevertrouwd heeft. 

VEILIGHEID VAN ONZE KANTOREN EN ONDERHOUD VAN ONZE INSTALLATIES

Informaticaonderhoud – Onze subcontractanten die instaan voor de informaticainfrastructuur, ons beheerprogramma, het aanmaken en onderhouden van onze website en extranet zouden toegang kunnen krijgen tot uw gegevens in de mate die strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van hun respectieve opdrachten.

LOCATIE VAN UW GEGEVENS

In de Europese Unie – Uw gegevens worden uitsluitend opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Unie bevinden. Ze zullen niet worden doorgegeven naar een land dat geen adequaat beschermingsniveau biedt, tenzij de behandeling van uw dossier vereist dat er informaties gedeeld worden met professionelen in het recht van andere landen dan lidstaten van de EU. In die hypothese zullen wij erover waken om ons te verzekeren dat deze doorgifte met de passende waarborgen wordt omkaderd.

WELKE ZIJN UW RECHTEN?

Informatie – Dit recht wordt uitgeoefend via dit document. Als de verwerkte gegevens gegevens van uw personeel bevatten, maakt u zich sterk dat u hen kennis doet nemen van dit document.

Toegang en rectificatie – U beschikt over het recht van toegang tot uw gegevens en over het recht om ze desgevallend te laten rectificeren.

Bezwaar – U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens die we doorvoeren op basis van ons rechtmatig belang.

Uw toestemming intrekken – Wanneer er gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u altijd op die beslissing terugkomen, zonder daarbij terug te komen op de eerdere verwerking. 

Gegevenswissing – U kunt de wissing van uw gegevens of de beperking van de verwerking bekomen onder de voorwaarden die zijn voorzien in de artikelen 17 en 18 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Overdraagbaarheid – De gegevens die u ons hebt bezorgd, kunnen u worden meegedeeld of doorgestuurd aan een confrater in elektronisch formaat.

TOT WIE KUNT U ZICH RICHTEN?

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens (Legalis advocaten BV BVBA, met maatschappelijke zetel te 3980 Tessenderlo, Eersels 56) en zijn functionaris voor  gegevensbescherming (tel. +32 13 67 12 01; info@legalis.be) houden zich te uwer beschikking voor elke vraag en, in ruil voor het bewijs van uw identiteit, voor elk verzoek in verband met de hiervoor uiteengezette rechten.

Zo u meer informatie wenst of u een klacht wenst in te dienen, kan u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel, tel. + 32 2 274 48 00 – contact@apd-gba.be).